Chefsekretärin (w/m/d)

Das Institut für Diagnostische & Interventionelle Radiologie des Universitätsklinikums Jena sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Chefsekretärin (w/m/d).

Das sind Ihre Aufgaben:

• Organisation und Management des Chefsekretariats für den Direktor und den kfm.-techn. Leiter mit den entsprechenden klassischen Sekretariatsaufgaben, Terminvergabe, Schriftverkehr, Protokollführung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Ansprechpartner für Mitarbeiter des Instituts sowie Kommunikation mit internen und externen Klinikern, Partnern und Patienten (telefonisch, persönlich, E-Mail)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen für die Institutsleitung
• Unterstützung und Mitarbeit bei Lehrtätigkeiten am und im IDIR: Koordination von studentischen Seminaren und Vorlesungen sowie Vorbereitung und Pflege der studentischen Onlineplattform für das Institut
• Pflege der Internetseite des Instituts

Darauf kommt es uns an:

• abgeschlossene Berufsausbildung Sekretär/in, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann o.ä. (w/m/d) mit Berufserfahrung oder vergleichbarer Berufsabschluss mit entsprechender Qualifikation
• selbstständiges Arbeiten, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, hohe Motivation, Organisationstalent, gutes Durchsetzungsvermögen, höfliche Umgangsformen, Diskretion und soziale Kompetenz und eine gute Teamfähigkeit
• sicherer Umgang mit gängiger Büro-Software (MS-Office-Produkten)

Wir bieten noch mehr:

• Möglichkeit zum Homeoffice

Kennziffer: 244/2025

* Befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung.

** Die genannte Gehaltsspanne erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung einer Vollzeitbeschäftigten.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.