Chefsekretärin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin (w/m/d)

Die Klinik für Kinder und Jugendmedizin des Universitätsklinikums Jena sucht zum 01.11.2025 eine erfahrene, motivierte und gut strukturierte Chefsekretärin (w/m/d). In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Direktor der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen und sind zentrale Schnittstelle zwischen Klinikleitung, Mitarbeitenden, universitären Gremien sowie externen Partnern.

Werden Sie Teil unseres sympathischen und engagierten Teams.

Das sind Ihre Aufgaben:

• persönliche Assistenz des Klinikdirektors mit eigenverantwortlicher Terminplanung und -koordination
• Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in deutscher und teilweise englischer Sprache
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende der Klinik, der Universität sowie externe Partner und Institutionen
• Leitung und Koordination des Sekretariats der Klinik einschließlich fachlicher Anleitung des Sekretärinnenteams
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Projekten und akademischen Abläufen
• strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement sowie allgemeine Büroorganisation
• Übernahme von Sonderaufgaben und vertraulichen Vorgängen im direkten Auftrag der Klinikleitung
• Vertretung der Kinderklinik nach Innen und Außen i.S.v. Dienstleistung

Darauf kommt es uns an:

• abgeschlossene Berufsausbildung als staatlich geprüfte/r Sekretär/in oder Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. vergleichbare Abschlüsse
• fundierte Erfahrungen im Bereich Sekretariat oder Assistenz auf Leitungsebene, vorzugsweise in einer medizinischen Einrichtung
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Diskretion und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten, Identifizierung mit dem Arbeitgeber
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit modernem elektronischen Kommunikationsmanagement und -Prozessen
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Führungskompetenz und Teamorientierung in der Zusammenarbeit mit Kolleg/innen
• Fähigkeit zum eigenverantwortlichen, lösungsorientierten Arbeiten, sowohl selbstständig als auch als Teil eines Teams

Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden und an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem dynamischen und professionellen Umfeld interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und relevanten Zeugnissen.

Kennziffer: 254/2025

* Die genannte Gehaltsspanne erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der monatlichen Eingruppierung eines Vollzeitbeschäftigten.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.