Chefsekretärin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin (w/m/d)

Die Klinik für Kinder- und Jugendmedizin des Universitätsklinikums Jena sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene, motivierte und gut organisierte Fachkraft als Chefsekretär:in für das Sekretariat. In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Direktor der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen und sind zentrale Schnittstelle zwischen Klinikleitung, Mitarbeitenden, universitären Gremien sowie externen Partnern.

Wir freuen uns darauf, Sie in unserem freundlichen und engagierten Team willkommen zu heißen!

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen unseren Klinikdirektor persönlich mit vorausschauender, eigenverantwortlicher Terminplanung und -koordination sorgen Sie dafür, dass alles rundläuft.
• Sie organisieren Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen und behalten auch in der Nachbereitung stets den Überblick.
• Sie erstellen und bearbeiten Korrespondenz und Dokumente in deutscher und teilweise englischer Sprache präzise, zuverlässig und adressatengerecht.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende unserer Klinik, der Universität sowie für externe Partner und Institutionen 
• Sie leiten und koordinieren das Sekretariat der Klinik, inklusive der fachlichen Anleitung unseres engagierten Sekretär:innenteams.
• Sie unterstützen bei Veranstaltungen, Projekten und akademischen Abläufen von der Vorbereitung bis zur erfolgreichen Umsetzung.
• Sie sorgen für eine strukturierte Ablage, ein durchdachtes Dokumentenmanagement und eine reibungslose Büroorganisation.
• Sie übernehmen Sonderaufgaben und vertrauliche Vorgänge im direkten Auftrag der Klinikleitung 
• Sie vertreten die Kinderklinik intern wie extern und tragen durch Ihr professionelles Auftreten maßgeblich zu unserem Dienstleistungsverständnis bei.

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als staatlich geprüfte/r Sekretär/in oder Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. vergleichbare Abschlüsse
• Fundierte Erfahrung im Bereich Sekretariat oder Assistenz auf Leitungsebene, idealerweise in einer medizinischen Einrichtung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Diskretion und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke sowie ein sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung im Umgang mit modernem elektronischen Kommunikationsmanagement und digitalen Prozessen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Führungskompetenz und Teamorientierung in der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen
• Fähigkeit zum eigenverantwortlichen, lösungsorientierten Arbeiten, sowohl selbstständig als auch als Teil eines Teams

Wir bieten noch mehr:

• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6. Die Vergütung erfolgt in der Gehaltsspanne ( 3.000 Euro bis 3.400 Euro brutto) bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung bei einer Vollzeitbeschäftigung 
• Familienfreundliche Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Unterstützung für Familien: Familienbüro, betrieblich unterstützte Kita von 06:00 bis 20:00 Uhr, kostenlose Ferienbetreuung und Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Gesundheit, Prävention und Sport: ausgezeichnete Angebote für Ihr Wohlbefinden und Ihre Fitness
• Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause in unseren modernen Cafeterien

Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden und an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem dynamischen und professionellen Umfeld interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und relevanten Zeugnissen.

Kennziffer: 254/2025

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.