Arztsekretär:in (m/w/d)
STELLENÜBERSICHT
Organisation möglich machen. Struktur geben. Für Patient:innen da sein.
Im Klinikalltag entscheidet gute Koordination über Qualität, Zeit und Vertrauen. Genau hier kommen Sie ins Spiel.
Für einen klinischen Bereich am Universitätsklinikum Jena (UKJ) suchen wir eine strukturstarke Persönlichkeit mit Herz für Organisation und einem klaren Blick für Prozesse. Als zentrale Schnittstelle zwischen Ärztinnen, Patientinnen und externen Zuweisenden sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – von der Aufnahmeplanung bis zur Dokumentation.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Patientenkoordination mit Überblick
Terminierung und Organisation stationärer sowie teilstationärer Aufnahmen – vorausschauend, verbindlich und serviceorientiert. - Kommunikationsdrehscheibe im Klinikalltag
Ansprechperson für Hausärztinnen, externe Zuweiserinnen und Patient*innen. Informationen bündeln, Transparenz schaffen, Sicherheit geben. - Medizinische Dokumentation professionell umgesetzt
Arztbriefe anlegen und bearbeiten (Copra, A430 / A530) – sorgfältig, fristgerecht und qualitätsbewusst. - Digitale Aktenführung
Archivierung und Dokumentenmanagement via Scan-Programm – strukturiert und datenschutzkonform. - Datenqualität sichern
Quartalsweise Pflege und Ergänzung fehlender Angaben in der Gemindas-Datenbank.
Kurzum: Sie halten organisatorisch die Fäden zusammen – damit sich das medizinische Team auf die Versorgung konzentrieren kann.
Darauf kommt es uns an:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- Erfahrung im Arztsekretariat, in der Patientenaufnahme oder im klinischen Umfeld wünschenswert
- Grundkenntnisse in der medizinischen Terminologie
- Sicherer Umgang mit medizinischer Dokumentation und idealerweise mit Krankenhausinformationssystemen
- sicherer Umgang mit der üblichen Software (MS-Office, Outlook, SAP)
- sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-Niveau)
- gute Schreibfähigkeiten (10-Finger-System nach Phonodiktat)
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Serviceorientierung, Diskretion und Freude an Kommunikation
- Souveränität auch bei höherem Abstimmungsbedarf
Wichtig ist uns nicht Perfektion in jedem System – sondern Verantwortungsbewusstsein, Lernbereitschaft und ein professioneller Umgang mit sensiblen Informationen.
Wir bieten noch mehr:
- Arbeiten in einem professionellen, kollegialen Umfeld
- Strukturierte Prozesse und moderne digitale Systeme
- Klare Zuständigkeiten und transparente Kommunikation
- Ein Team, das Zusammenarbeit schätzt und sich gegenseitig unterstützt
- Ein sicherer Arbeitgeber im öffentlichen Dienst mit verlässlichen Rahmenbedingungen
- Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E5 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
Kennziffer: 113/2026
* Befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung.
Auch als Langzeitvertretung sind Sie vollwertiges Teammitglied – mit klarer Einbindung und wertschätzender Einarbeitung.
Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Darauf können Sie zählen:
