Teamassistentin (m/w/d)
STELLENÜBERSICHT
Im Geschäftsbereich Personalmanagement am Universitätsklinikum Jena treffen täglich Termine, Anfragen, Abläufe und Menschen aus unterschiedlichsten Fachbereichen aufeinander. Hier ist Übersicht fürs Team Grundlage des Joballtags: Abläufe steuern, Kommunikation bündeln, komplexe Anforderungen jonglieren - genau hier freuen wir uns über Ihr Engagement.
Mit Struktur, Organisationstalent und einem Lächeln sorgen Sie dafür, dass alles reibungslos läuft und Mitarbeitende sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Zwischen vielseitigen Anforderungen und dem täglichen Austausch über Fachbereiche hinweg finden Sie hier ein Umfeld, in dem Teamwork klar, effizient und inspirierend gelebt wird.
Wer Freude daran hat, in diesem Umfeld Verantwortung zu übernehmen, gestaltet nicht nur Abläufe, schafft Strukturen und behält den Überblick – sondern unterstützt das Team Personalmanagement dort, wo es spürbar den Alltag erleichtert.
Für Einblicke in das Team Personalmanagement: Geschäftsbereich Personalmanagement.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Gewährleistung reibungsloser Büro‐ und Verwaltungsprozesse
- Selbstständige Organisation des Sekretariats bzw. Teamoffices
- Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen, Unterstützung bei Veranstaltungen‐ Vor‐ und Nachbereitung von Sitzungen (inkl. Protokollführung)
- Verwaltung von Posteingang und ‐ausgang (analog und digital)
- Eigenständige Bearbeitung standardisierter Verwaltungsvorgänge nach Vorgaben
- Pflege und Verwaltung von Systemen, Datenbanken, Akten und Dokumenten
- Erstellung von Schreiben, Berichten und Präsentationen nach Vorlage
- Unterstützung bei der Haushaltsüberwachung (z. B. Mittelabrufe, Bestellungen, einfache Buchungen
- Ansprechpartnerin für interne und externe Anfragen, inkl. Annahme und Verteilung von telefonischen Anfragen
- Koordination von Informationen innerhalb des Teams
- Korrespondenz nach allgemeinen Vorgaben in deutscher (ggf. auch englischer) Sprache
Darauf kommt es uns an:
- Kaufm. Ausbildung (Industriekaufmann/‐frau, Kaufmann/‐frau für Büromanagement, etc.)
- MS‐Office, SAP ERP HCM
- Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
- strukturierer Arbeitsstil, Organisationstalent, Genauigkeit
Wir bieten noch mehr:
- Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
- Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
- Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
- Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
- Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
Kennziffer: 139/2026
Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Darauf können Sie zählen:
