Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d)
STELLENÜBERSICHT
Das Universitätsklinikum Jena (UKJ) zählt zu den führenden Gesundheitszentren Deutschlands und steht für medizinische Spitzenversorgung, Forschung und innovative Versorgungsstrukturen. Als einer der größten Arbeitgeber Thüringens bieten wir ein stabiles, modernes Arbeitsumfeld, in dem viele Berufsgruppen eng zusammenarbeiten und Veränderungen gemeinsam gestalten.
Im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA unterstützen Sie das Team Medizin- und Gerätetechnik in einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen kaufmännischen Prozessen, technischen Services und digitalen Systemen. Dabei tragen Sie dazu bei, bestehende Abläufe stabil zu halten, externe Dienstleistungen sauber zu steuern und die Transformation hin zu standardisierten, digitalen Prozessen aktiv mitzugestalten.
Wir suchen kaufmännisch versierte Persönlichkeiten mit einem ausgeprägten Verständnis für serviceorientierte Abläufe, einer strukturierten und sorgfältigen Arbeitsweise sowie der Fähigkeit, auch in einem komplexen Umfeld den Überblick zu behalten und Verantwortung zuverlässig zu übernehmen.
Wenn Sie Teil des Teams der Medizin- und Gerätetechnik werden möchten – einem Team mit umfassender Expertise, viel Unterstützung im Arbeitsalltag und ganz viel Herz – dann freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Auslösen von externen Serviceleistungen in einem kleinen Team
- digitale Bearbeitung von Rechnungen im SAP
- Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben (DSGVO, BDSG) in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzkoordinator:innen der Abteilung sowie weiteren Schnittstellen, u.a. Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen, Pflege von Verarbeitungsverzeichnissen und Dokumentationen
- konsequente und ausführliche Prüfung der Liefer-/Dienstleitungen von externen Aufträgen sowie Wartungsvertragsleistungen
- enge Zusammenarbeit und fachliche Abstimmung mit den eigenen Servicemitarbeitenden
- schriftliche und telefonische Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Stammdatenpflege, u.a. von Kreditoren, Gerätedaten, usw.
- serviceorientierte und konstruktive Zusammenarbeit mit den Anwender:innen
- Mitwirken an Prozessoptimierungen und -standardisierungen
Darauf kommt es uns an:
- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eines vergleichbaren Berufsbildes
- erste Berufserfahrung ist wünschenswert
- erste Kenntnisse im Umgang mit Auftragsverarbeitungsverträgen nach DSGVO
- wünschenswert, aber nicht Bedingung sind Erfahrungen im Bereich der Medizintechnik, Service bzw. Instandhaltung
- engagierte, selbstständige Arbeitsweise und keine Scheu vor neuen Herausforderungen
- hohe Service- und Dienstleistungsorientierung auch in stressigen Situationen, zur Unterstützung unserer Techniker
- souveräner Umgang mit MS Office und bestenfalls Erfahrungen mit SAP BW/PM/FI/CO sind wünschenswert
Wir bieten noch mehr:
- Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
- Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
- Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
- Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
- Möglichkeit zum Homeoffice
- Gestaltungsspielraum zur Umsetzung von eigenen Ideen und zur Optimierung von Prozessen
- eine tolle Teamatmosphäre und einen Abteilungsleiter, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht
- flexible Arbeitszeitregelungen
Kennziffer: 149/2026
* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt. Im Rahmen des S/4HANA-Projekts unterstützen Sie das Team Medizin- und Gerätetechnik und tragen dazu bei, die durch die Projektarbeit entstehenden Kapazitätsbedarfe zuverlässig aufzufangen.
Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Darauf können Sie zählen:
Ihr Ansprechpartner: