Sachbearbeiter - Service und Logistik (m/w/d)
STELLENÜBERSICHT
Am Universitätsklinikum Jena (UKJ) übernehmen Sie weit mehr als klassische Sachbearbeitung. Sie bewegen sich in einem Umfeld, in dem unterschiedlichste Fachbereiche, Dienstleistungen, Prozesse und Systeme präzise ineinandergreifen müssen, damit der Klinikbetrieb zuverlässig funktioniert. Genau hier wird Ihre Rolle zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.
Als Sachbearbeiter Service und Logistik (m/w/d) verbinden Sie Organisationstalent, Prozessverständnis und Kommunikationsstärke mit moderner System- und Verwaltungsarbeit. Sie koordinieren Dienstleistungen, steuern administrative Abläufe, behalten Verträge, Stammdaten und Rechnungsprozesse im Blick und unterstützen gleichzeitig die Weiterentwicklung zentraler SAP-Strukturen im Rahmen der S/4HANA-Transformation.
Dabei arbeiten Sie an einer Schnittstelle, an der Servicequalität, Wirtschaftlichkeit und Prozesssicherheit unmittelbar sichtbar werden. Sie sorgen dafür, dass Daten, Abläufe und Zusammenarbeit zuverlässig funktionieren — strukturiert, lösungsorientiert und mit hoher Eigenverantwortung. In einem Umfeld, das täglich von Dynamik, Interdisziplinarität und kontinuierlicher Weiterentwicklung geprägt ist, erhalten Sie die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und moderne Verwaltungs- und Logistikstrukturen nachhaltig weiterzuentwickeln.
Wenn Sie Organisation mit Weitblick verbinden, Freude an strukturiertem Arbeiten haben und sich in einem modernen, sinnstiftenden Umfeld mit Ihrer Expertise einbringen möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Das sind Ihre Aufgaben im Überblick:
- Eigenverantwortliche Beschaffung und Koordination unterschiedlichster Dienstleistungen am UKJ — unter anderem für Forschung, Veranstaltungen, Entsorgung, Druck- und Postservices, Werkverträge oder Dolmetscherleistungen
- Beratung interner Bedarfsträger zu Beschaffungsprozessen sowie zu gesetzlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen
- Selbstständige Bestellabwicklung im SAP-System unter Berücksichtigung des Thüringer Vergabegesetzes sowie verschiedener Bestellarten
- Steuerung und Nachverfolgung von Bestellprozessen — von der Auslösung bis zur vollständigen Leistungserbringung
- Eigenständige Kommunikation und Abstimmung mit Lieferanten, Dienstleistern und internen Fachbereichen
- Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen in Zusammenarbeit mit Fachbereichen, Kostenstellenverantwortlichen und Drittmittelbereichen
- Verantwortung für strukturierte Rechnungs- und Dokumentationsprozesse im digitalen SAP-Umfeld
- Prüfung, Ablage und Monitoring von Verträgen inklusive Überwachung relevanter Vertragslaufzeiten
- Eigenverantwortliche Pflege, Verwaltung und Optimierung von Stammdaten, insbesondere Businesspartner- und Materialstammdaten
- Unterstützung bei Datenmigrationen, Qualitätssicherungen sowie SAP-bezogenen Testszenarien
- Erstellung und Weiterentwicklung von Prozessdokumentationen, Anwenderhandbüchern und Testberichten
- Mitarbeit an Projekten zur Weiterentwicklung administrativer Prozesse — insbesondere im Rahmen der SAP S/4HANA-Transformation
- Aktive Mitgestaltung effizienter, transparenter und zukunftsfähiger Verwaltungs- und Beschaffungsprozesse
Idealerweise verfügen Sie über diese fachliche Expertise:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Einkauf, in Verwaltungs-, Service- oder organisationsnahen Bereichen wünschenswert
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie SAP
- Kaufmännisch-wirtschaftliche und buchhalterische Fachkenntnisse
- Idealerweise Kenntnisse im Bestell-, Rechnungs- und Mahnwesen sowie in der Materialwirtschaft
- Verständnis für gesetzliche, organisatorische und vergaberechtliche Rahmenbedingungen im Beschaffungsumfeld
- Strukturierte, eigenverantwortliche und vorausschauende Arbeitsweise
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Organisationsvermögen
- Souveräne Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten im Austausch mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Schnelle Auffassungsgabe sowie Fähigkeit, komplexe Prozesse sicher zu koordinieren
- Offenheit für digitale Veränderungen sowie Interesse an modernen SAP- und Prozesslandschaften
- Bereitschaft zur kontinuierlichen fachlichen Weiterbildung — insbesondere im Bereich Vergaberecht, Richtlinien und administrative Prozesse
- Interesse daran, moderne Verwaltungs- und Prozessstrukturen aktiv weiterzuentwickeln
Wir bieten noch mehr:
- Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
- Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
- Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
- Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
Kennziffer: 164/2026
* Befristet bis 31.03.2028 im Rahmen des SAP S4/HANA Projekts mit Option auf Verlängerung, eine Entfristung wird angestrebt.
Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Darauf können Sie zählen:
Ihre Ansprechpartnerin: