Koordinator / kaufmännischer Mitarbeiter Vertragsmanagement (m/w/d)
STELLENÜBERSICHT
Am Universitätsklinikum Jena arbeiten Sie an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung und Forschungsförderung in einem Umfeld, das von hochkomplexen Forschungsstrukturen und interdisziplinärer Zusammenarbeit geprägt ist. Im Vertragsmanagement schaffen Sie die organisatorischen Voraussetzungen dafür, dass öffentlich geförderte Drittmittelprojekte verlässlich, rechtssicher und effizient umgesetzt werden können.
Als Teil unseres Vertragsmanagement-Teams begleiten Sie Drittmittelprojekte über den gesamten Vertragsprozess hinweg – von der inhaltlichen Vorprüfung und Abstimmung der Vertragsunterlagen bis zur finalen Freigabe und Dokumentation. So stellen Sie sicher, dass administrative Präzision und Forschungserfolg im universitätsmedizinischen Alltag zuverlässig ineinandergreifen und wissenschaftliche Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.
Freuen Sie sich auf eine vielseitige Position in einem universitätsmedizinischen Umfeld, in der Ihr organisatorisches Geschick, Ihr kaufmännisches Verständnis sowie Ihre Präzision und Kommunikationsstärke maßgeblich dazu beitragen, Forschungsprojekte strukturiert und erfolgreich zu begleiten.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Koordination des Vertragsmanagements von öffentlichen Drittmittelprojekten
- Direkte: Ansprechpartner:in der Wissenschaftler:innen zu allen vertragsrelevanten Fragen von Drittmittelprojekten
- Inhaltliche (Vor-)Prüfung, Anpassung und Aufbereitung der Vertragsentwürfe
- Dokumentation der Verträge im Vertragsmanagementsystem
- Enge Zusammenarbeit mit den Projektleitungen, der Rechtsabteilung, dem Datenschutz, dem Dekanat und den verschiedenen Fördermittelgebern
- Vorbereitung der Vertragsunterlagen, Einbindung und Abstimmung mit notwendigen Fachbereichen
- Koordinierung des Vertrages bis zum finalen Freigabe- und Unterschriftenprozess
- Beantragung von Umwidmungen und Projektleiterwechsel
- Rücklaufkontrolle und Archivierung der Verträge
Darauf kommt es uns an:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Industriekaufmann/-frau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte:r (m/w/d) oder in einem ähnlichen kaufmännischen bzw. rechtswissenschaftlichem Ausbildungsberuf; alternativ ein abgeschlossenes Studium im Fachgebiet BWL oder Ähnliches, gern auch als Absolvent:in (m/w/d) um erste Berufserfahrung zu sammeln
- Wünschenswert sind Erfahrungen im Vertragsmanagement, der Projektbewirtschaftung sowie Kenntnisse auf dem Gebiet der öffentlichen Förderungen oder aus dem Forschungsbereich
- Gewissenhaftigkeit und Genauigkeit in der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen
- Ausgeprägte Serviceorientierung sowie Freude an organisatorischen Aufgaben
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherheit im Umgang mit MS Office
Wir bieten noch mehr:
- Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ sowie aktive Mitarbeit an spannenden Forschungsprojekten inkl. enger Abstimmung als Sparringspartner:in für Wissenschaftler:innen.
- Gestaltungsspielraum und Weiterentwicklung: Raum für eigene Ideen sowie die Möglichkeit, Prozesse im Vertragsmanagement aktiv mitzugestalten und kontinuierlich zu optimieren
- Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
- Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
- Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
- Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E9 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
Kennziffer: 173/2026
* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.
Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Darauf können Sie zählen:
Ihre Ansprechpartnerin: