Sekretär des Klinikdirektors (m/w/d)
STELLENÜBERSICHT
Die Klinik und Poliklinik für Frauenheilkunde und Fortpflanzungsmedizin am Universitätsklinikum Jena steht für ein breites Spektrum universitärer Frauenmedizin – von Brustkrebs und gynäkologischer Onkologie über Endometriose und Urogynäkologie bis zur modernen Fortpflanzungsmedizin. Das zertifizierte interdisziplinäre Brustzentrum feierte 2025 bereits sein 20-jähriges Bestehen.
In diesem vielseitigen Umfeld suchen wir eine Person, die Organisationstalent, Verlässlichkeit und Freude an der Zusammenarbeit miteinander verbindet. Als Sekretär:in des Klinikdirektors unterstützen Sie Prof. Dr. Bauerschlag und sein Team im organisatorischen Tagesgeschäft, halten bei Dienst- und Personalthemen die Fäden zusammen und sind zugleich Ansprechperson für Oberärzt:innen, Mitarbeitende und Studierende.
Vielleicht sind Sie unser Perfect Match, das Prof. Dr. Bauerschlag an seiner Seite sucht: eine verlässliche, gut strukturierte Unterstützung, die mitdenkt, den Überblick behält und im Klinikalltag gerne den nächsten Schritt im Blick hat. Wenn Sie sich darin wiederfinden, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Dienstzeiten, Abwesenheiten und Dienstpläne für den ärztlichen und medizinisch-technischen Dienst erfassen, koordinieren und zuverlässig aktuell halten
- Dienstzeitmodelle und Dienstzeitregelungen (DZR) unter Berücksichtigung sich verändernder gesetzlicher und tariflicher Vorgaben mitgestalten und weiterentwickeln
- Die Urlaubsplanung für den ärztlichen und medizinisch-technischen Dienst koordinieren und unterschiedliche Anforderungen sicher zusammenführen
- Personaladministration und Personalcontrolling verantworten – von Stellenübersichten und Stellenausschreibungen bis zu Einstellungs- und Austrittsformalitäten
- Neue Kolleg:innen organisatorisch beim Start in der Klinik begleiten – von Softwarezugängen und Zimmerzuordnung über digitale Unterschriften und Einarbeitungsunterlagen bis hin zu Thoskakarte, Schlüsseln und Telefon
- Doktorand:innen, PJ-Studierende und Famulant:innen bei Anfragen, Verträgen und organisatorischen Themen betreuen
- Die Lehrkoordination der Klinik unterstützen und damit einen wichtigen Beitrag zu reibungslosen Abläufen in Studium und Lehre leisten
- Als zentrale Ansprechperson im Sekretariat der Oberärzt:innen agieren und administrative Anliegen zuverlässig koordinieren
- Das Chefsekretariat vertreten sowie Telefon- und E-Mail-Anfragen professionell bearbeiten und daraus entstehende Aufgaben konsequent nachhalten
- Die Verantwortung für Schlüssel, Postfächer, Diensttelefone und SIM-Karten sowie Raumbelegungen der Klinik übernehmen und dabei jederzeit den Überblick behalten
Darauf kommt es uns an:
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich – idealerweise in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld
- Eine eigenständige, vorausschauende und ausgesprochen strukturierte Arbeitsweise – auch wenn sich Prioritäten kurzfristig verändern
- Gutes Verständnis für administrative Prozesse, Personalorganisation und koordinative Zusammenhänge
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Kenntnisse in SAP/PEP sind von Vorteil
- Verbindliche, souveräne und serviceorientierte Kommunikation über unterschiedliche Berufsgruppen und Hierarchieebenen hinweg
- Ein ausgeprägtes Gespür dafür, Informationen zusammenzuführen, Aufgaben nachzuhalten und frühzeitig zu erkennen, was als Nächstes gebraucht wird
- Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen – mit Blick für Details und das große Ganze
Wir bieten noch mehr:
- Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
- Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
- Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
- Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
- Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E5 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
Kennziffer: 250/2026
Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Darauf können Sie zählen:
