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Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Neubau (m/w/d)

STELLENÜBERSICHT

access_time
Sofort
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Geschäftsbereich Neubau
location_on
Jena
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Teilzeit
work_history
30 Wochenstunden
euro_symbol
Vergütung nach TV-L (2.700 € - 3.000 €)*
timer
Unbefristet

STELLENBESCHREIBUNG

Das sind Ihre Aufgaben:
  • Mitwirkung bei der Organisation des Büroalltags / Back Office
  • Begrüßung unserer Geschäftskunden
  • aktive Mitgestaltung des Erscheinungsbildes unserer Büroräume und im öffentlichen Bereich
  • Koordination der Buchungen unserer Meetingräume, sowie deren Vorbereitung
  • Vorbereitung von Tages- und Unterschriftenmappen sowie Sicherstellung eines rechtzeitigen Rücklaufs
  • Koordination interner und externer Termine
  • Übernahme von Schriftverkehr mit Partnern, Behörden und Ämtern
  • Unterstützung bei Projekten
  • Koordination des Bereichspostfachs (inklusive Weiterleitung von E-Mails an die entsprechenden Bearbeiter/innen oder andere Schnittstellenpartner bzw. selbständige Beantwortung der Anfragen)
  • Bestellung von Büromaterialien bzw. anderen für den Büroalltag notwendigen Dingen
  • nach entsprechender Einarbeitung: Übernahme der Verantwortung für die Aktualität und Vollständigkeit unserer Verfahrensverzeichnisse im Rahmen der Datenschutzkoordination mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten 
  • Übernahme von Aufgaben in der Buchführung und der Zuarbeiten an das Personalmanagement sowie sonstige Aufgaben in der allgemeinen Verwaltung und im operativen Tagesgeschäft 

Darauf kommt es uns an:
  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie spezifische Fortbildung im Sekretariatsbereich bzw. in Bürokommunikation
  • zielorientierte, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • hohes Maß an Engagement, Flexibilität, Teamfähigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit
  • gute Umgangsformen, ein sicheres, freundliches Auftreten und hohe Dienstleistungsorientierung sind für Sie selbstverständlich
  • gute Englischkenntnisse und sichere IT-Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen

Wir bieten noch mehr:
  • anspruchsvolle und spannende Projekte für Forschung und Medizin auf höchstem Niveau
  • hohes Maß an Eigenverantwortung in einem engagierten Team mit flachen Hierarchien 
  • flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung und einen unbefristeten zukunftssicheren Arbeitsplatz
  • keine Reisetätigkeit durch unsere Projekte an einem Ort
  • qualitative Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Kennziffer: 217/2024

*Die genannte Gehaltsspanne erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung eines Vollzeitbeschäftigten.

Darauf können Sie zählen:

home_work_outlined
zukunftssicherer Arbeitsplatz
beach_access_outlined
30 Urlaubstage
monetization_on_outlined
Vermögenswirksame Leistungen
face_outlined
Betriebliche Altersvorsorge
cake
Unternehmensevents
favorite_border
Gesundheitsangebote
child_care_outlined
Familienbüro
info flexible Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuung, etc.
local_offer_outlined
Produktvergünstigungen
restaurant
Kantine
school_outlined
kostenlose Fortbildungen
info inklusive Freistellung
contact person
Ihr Ansprechpartner:
person_outline
Leon Greyling
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Personalbetreuung
call
03641 9-320637
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