Assistenz des stellvertretenden Klinikdirektors (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

• Büroorganisation im Sekretariat einschließlich klassischer Sekretariatsaufgaben (Front und Back Office) 
• professionelle Erledigung interner und externer Korrespondenz und Telefonate auch in Englisch
• Terminkoordination und Terminvergabe 
• Erstellung von Protokollen und Terminkontrolle 
• Mitwirkung an der Einwerbung von Drittmitteln für wissenschaftliche Projekte 
• Erstellung und Pflege von Präsentationen und Statistiken 
• Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen und Weiterbildungsveranstaltungen 
• Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen 
• Teamarbeit mit den anderen Bürobereichen der Klinik 
• Zusammenarbeit mit den administrativen Geschäftsbereichen des Klinikums
• Unterstützung klinikinterner Aufgaben der Personalverwaltung bei Dienst- und Urlaubsplänen 
• Veranstaltungsmanagement 
• selbstständige Koordination einer deutschlandweiten Multi-Center Studie, selbstständige Überwachung der Leitung und Koordination der Multi-Center Studie, selbstständige und unterstützende Einsatzplanung von wissenschaftlichen Personal, selbstständige und eigenverantwortliche Strukturierung, Erneuerung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements der KIM IV

Darauf kommt es uns an:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büroorganisation (m/w/d)
• einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• sicherer Umgang mit Standardsoftware (PowerPoint, Word, Excel) und moderner Bürotechnik 
• ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit 
• rasche Auffassungsgabe, Empathie sowie Planungs- und Organisationsgeschick 
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres, repräsentatives Auftreten
• Erkennen komplexer Zusammenhänge, sicheres Setzen von Prioritäten, zielorientierte Arbeitsweise

Kennziffer: 269/2024